Medewerker boekhouding/logistiek bij CLIP Taalvakanties vzw

Taken

Boekhouding: Je maakt offertes en verkoopfacturen correct en tijdig op en zorgt voor een sluitende administratieve opvolging. Je boekt aankoopfacturen en andere financiële documenten zorgvuldig in en bewaakt de kwaliteit van de registratie. Je ondersteunt het externe boekhoudkantoor door documenten en overzichten tijdig aan te leveren en vragen vlot te beantwoorden. Je houdt de financiële administratie ordelijk, signaleert afwijkingen proactief en helpt processen en sjablonen verbeteren.  

Transportbeheer: Je boekt en coördineert het vervoer (bus, trein, vliegtuig, …) en volgt reservaties, wijzigingen en praktische afspraken nauwgezet op.

Planning & coördinatie: Je stelt duidelijke planningen op en bewaakt de praktische organisatie van trajecten en activiteiten.

Partnercommunicatie: Je onderhoudt het contact met logistieke partners (verblijf, maaltijden, materiaal, …), stemt afspraken af en zorgt voor een vlotte opvolging.

Operationele ondersteuning tijdens schoolvakanties: Tijdens vakantieperiodes ben je regelmatig aanwezig “in the field” bij vertrek- en aankomstmomenten, bied je ondersteuning ter plaatse en spring je bij tijdens drukke piekmomenten — sporadisch ook in het weekend. 

Administratieve organisatie: houdt dossiers en financiële documenten gestructureerd en traceerbaar bij; beheert nummering, archivering en opvolging consequent.

Financieel-administratief inzicht: begrijpt de basisprincipes van facturatie en boekhoudkundige verwerking; kan afwijkingen herkennen en correct inschatten.

Samenwerking & afstemming: stemt vlot af met collega’s en het externe boekhoudkantoor; levert informatie tijdig en volledig aan en ondersteunt bij praktische vragen.

Proactiviteit & procesgerichtheid: signaleert onregelmatigheden of verbeterkansen tijdig en denkt mee over efficiëntere workflows, controles en sjablonen.

Plannings- en prioriteitenbeheer: kan deadlines bewaken, piekmomenten opvangen en taken efficiënt organiseren in functie van facturatie- en afsluitmomenten.

Organisatie & planning: Je organiseert en coördineert gelijktijdige taken en dossiers, bewaakt deadlines en zorgt voor een gestructureerde opvolging via planningen, checklists en overzichtslijsten.

Nauwkeurigheid & prioritering: Je werkt uiterst zorgvuldig en kwaliteitsbewust, detecteert tijdig knelpunten en herprioriteert efficiënt wanneer de workload toeneemt.

Klantcontact: Je staat klanten professioneel te woord via telefoon en e-mail, beheert vragen en dossiers klantgericht en zorgt voor heldere communicatie en tijdige feedback.

Tools & systemen: Je verwerkt en structureert data in Excel/Google Sheets (o.a. filters, tabellen en draaitabellen) en maakt je nieuwe digitale systemen snel en zelfstandig eigen.

Talen: Je communiceert foutloos en professioneel in het Nederlands en kan je vlot uitdrukken in het Frans en/of Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Affiniteit & context: Je hebt affiniteit met jeugdwerk, reizen of taalvakanties en draagt bij aan een positieve, vlotte samenwerking met jongeren, ouders en externe partners. 

🚀 Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en afwisseling.

😃 Een warm en informeel team dat samenwerkt met veel vertrouwen en humor.

💡 De kans om mee impact te hebben op de reiservaring van honderden jongeren. 

💶 Verloning volgens barema’s 

Bij CLIP taalvakanties in Heverlee draait alles om plezier en leren! 🎓 Wij bieden unieke taalvakanties aan waar jongeren op een speelse en interactieve manier een nieuwe taal ontdekken. 🌍 Ons kleine, dynamische team zorgt voor een creatieve en flexibele omgeving, waar iedereen zich thuis voelt. 👨‍👩‍👧‍👦 Kom werken bij ons en word deel van onze warme familie! 💼

1. Je beantwoordt een aantal korte vragen.
2. Je uploadt je cv of stuurt die later op via e-mail.
3. Je ontvangt een bevestiging van je sollicitatie.
4. Geert van Clip Taalvakanties neemt contact met je op.